كول سنتر أو مركز الاتصال هو قسم أو مكتب حيث يتم التعامل مع المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة من العملاء من قبل فريق من المستشارين ، المعروفين باسم الوكلاء. يعد الـكول سنترممارسة تجارية شائعة للشركات الكبيرة التي تقدم خدمة العملاء ووظائف الدعم الأخرى. في الآونة الأخيرة ، تطورت مراكز الاتصال لتشمل التسويق عبر الهاتف وأبحاث السوق.
كيف يعمل مركز الاتصال ( الكول سنتر )
يستخدم مركز الاتصال من قبل مجموعة واسعة من المؤسسات لبيع المنتجات أو الخدمات عبر الهاتف. تشمل الخدمات التي يمكن تقديمها من خلال مركز الاتصال دعم العملاء والتسويق عبر الهاتف والدعم الفني والتسليم. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما تُستخدم مراكز الاتصال لمسح العملاء وجمع البيانات وجمع الأموال للجمعيات الخيرية.
الكول سنتر المختص بالمكالمات الواردة
تم تصميم هذا النظام للتعامل مع عدد كبير من المكالمات في وقت واحد ، وتخصيصها للشخص أو الممثل المناسب. ثم يتم تسجيل المكالمات لمراجعتها لاحقًا.
سيقوم نظام الرد الصوتي التفاعلي بالرد على المكالمات وتوجيه العملاء أو قراءة التعليمات ليقوموا باتباعها ، بما في ذلك في كثير من الأحيان الضغط على المفاتيح الموجودة في هاتف المتصل.
في بعض الأحيان ، تُستخدم تقنية التعرف على الكلام للرد تلقائيًا على استفسارات العملاء من خلال رسالة ، أو يتم توجيه العملاء إلى وكلاء مركز الاتصال أو الطرف المناسب لتلقي المكالمة من خلال موزع مكالمات آلي.
قد يتعامل وكلاء مركز الاتصال الواردون مع المكالمات الواردة من العملاء الحاليين أو المحتملين فيما يتعلق بإدارة الحساب أو حجز المواعيد أو الدعم الفني أو الشكاوى أو الاستفسارات حول المنتجات أو الخدمات أو الرغبة في الاتصال بـعلي من الشركة.
الكول سنتر المختص بالمكالمات الصادرة
الوكيل / الممثل مسؤول عن إجراء مكالمات نيابة عن الشركة أو العميل من أجل أداء مهام مختلفة ، مثل الوصول إلى العملاء المحتملين أو التسويق عبر الهاتف أو الحفاظ على العملاء الحاليين أو جمع الأموال أو الاستطلاعات أو جمع الأموال. في بعض الحالات ، قد يكونون مسؤولين أيضًا عن الديون أو تحديد المواعيد.
لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة ، يتم إجراء معظم المكالمات باستخدام برنامج الاتصال الآلي ثم يتم تحويلها إلى وكيل متاح عبر نظام الاستجابة الصوتية التفاعلية.
أهمية مراكز الاتصالات ( الكول سنتر )
يتوقع أصحاب الأعمال أفضل سيناريو من مزودي الخدمة ، الذين يتمتعون بمستوى عالٍ من السمعة. القدرة على الفهم لا تحل دائما المشاكل. إنهم يريدون القيام بذلك بأسرع ما يمكن وبفعالية كبيرة.
هناك أيضًا مسألة أخلاقية تتعلق بالوقت والسرعة في الرد على الشكاوى.وفقًا لتقرير صادر عن Forrester Research الصادر في عام 2013 ، فإن استخدام الهواتف المحمولة أكثر انتشارًا بين العمال ، حيث يستخدمها 73٪ من الموظفين لطلب الخدمة.
هذه القنوات أكثر شيوعًا من القنوات الأخرى مثل الإنترنت وعناوين البريد الإلكتروني.لذلك ، من المهم أن يكون لديك شريك أو مورد فعال عندما يطلب عملائك أو موظفوك الخدمات أو الدعم ، وأن توفر الموارد اللازمة (مرافق الاتصالات) للشركات. يمكنهم استخدامه لمدة 24 ساعة اليوم ، 7 أيام في الأسبوع ، أو خلال فترة زمنية معينة يتفق عليها الموظفون.
المجالات التي تحتاج إلى الكول سنتر
على الأرجح جميع المجالات التي تحتاج إلى التواصل مع العملاء يمكنها أن تستعين بمراكز الـكول سنتر، وفيما يلي أبرز هذه المجالات:
- شركات الطيران
- الرعاية الصحية
- مطاعم التوصيل المنزلي
- الأسواق وبائعو التجزئة
ما الفرق بين الكول سنتر والكونتاكت سنتر؟
يختلف الكول سنتر عن الكونتاكت سنتر من حيث إنه يتعامل عادةً مع المكالمات الصوتية فقط ؛ على عكس الكونتاكت سنتر الذي يتعامل مع الاستفسارات من قنوات اتصال أخرى ، مثل البريد الإلكتروني أو الدردشة المباشرة أو الرسائل.
في حين أن من الناحية الفنية وتتعامل جميع المؤسسات تقريبًا الآن مع استفسارات العملاء عبر البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية ، إلا أن الصناعة لم تتجاهل مصطلح “الكول سنتر” ، لكن قد تجد بعض الأشخاص يستخدمون “الكول سنتر” على كلا المصطلحين.
في النهاية يكمن الفرق بين المصطلحين هو القناة التي يتلقى منها الموظف الاستفسار، لكن ما هو الفرق بين الكول سنتر وخدمة العملاء؟
الفرق بين Call Center وcustomer Service والمهام الوظيفية لكلًا منهما
على الرغم من أن بعض الناس يعتقدون أن وظائف الكول سنتر وخدمة العملاء هي نفسها ، إلا أن هذا ليس هو الحال، وعادة ما يلخص الموظفون الذين يعملون في هذا النطاق مهامهم الوظيفية في تلقي المكالمات والمكالمات من العملاء.
يعرض موظف مركز الاتصال عادةً بعض البيانات حول المؤسسة التي ينتمي إليها ، ويمكنه العمل في عدة أقسام ، بما في ذلك الدعم الفني والتسويق والمبيعات. عادة ما يكون مسؤول مركز الاتصال مسؤولاً عن أداء مهام أخرى ، مثل التسويق وإصلاح الأعطال الفنية التي يواجهها العملاء. وهو مسؤول عن الرد على المقترحات ، وفي بعض الحالات ، ورفعها إلى إدارة المؤسسة إذا رأى أنها في مصلحة العمل.
وظيفة customer service خدمة العملاء
تتشابه وظيفة خدمة العملاء مع الـكول سنتر، من حيث أنها تتضمن استقبال مكالمات العملاء والرد على استفساراتهم. ومع ذلك ، هناك بعض الاختلافات الرئيسية بين الاثنين.
الفرق بين الوظيفتين هو أن موظف الكول سنتر يتلقى الشكاوى والاقتراحات على نطاق أكثر شمولاً من موظف خدمة العملاء. هناك مصطلحات تتعلق بهذه الوظيفة ، نناقشها في النقاط التالية:
- مسؤول خدمة العملاء يُعرف – Agent.
- مدير مركز الاتصالات – Call Center Manager.
- معرفة هوية العميل – Calling Line Identity.
- إدارة جودة التفاعل مع العملاء – Customer Experience Management.
- إدارة علاقات العملاء في المؤسسة – Customer Relationship Management.
- مسؤول توزيع المكالمات تلقائيًا – Automatic Call Distributor.
- نظام توجيه المكالمات يُعرف -Call Routing.
مهارات الكول سنتر
هناك بعض المهارات التي يجب توافرها في مسؤول الكول سنتر أو خدمة العملاء وهي:
- يجب أن يتمتع الشخص المسؤول عن الكول سنتر أو وظيفة خدمة العملاء بمهارة إدارة الحوار مع الآخرين ، حتى يتمكن من التحكم في العميل الثرثار ؛ وكذلك حتى لا يضيع الوقت.
- يجب أن يكون الشخص مرنًا عند التحدث.
- الحاجة إلى ذكاء وإبداع سريع حتى يتمكن الشخص من إيجاد الحلول المناسبة لجميع المشاكل المختلفة التي يمر بها العملاء في أقل وقت ممكن.
- يجب أن يكون الشخص في أي من الموقفين مهذبًا ؛ من أجل الحوار مع العملاء بشكل صحيح ، كما يجب أن يتحلى موظف الكول سنتر ببعض الصبر ؛من أجل التمكن من الحوار مع العملاء وتحديد المشكلات التي يواجهونها بالطريقة الصحيحة
- يجب أن يكون الشخص ماهرًا في التحدث وأن يختار كلماته بحكمة لتناسب الموقف.
- يجب أن يتمتع الموظف بمهارة التعلم والحفظ حتى يتمكن من تقديم شرح كامل للعميل وهذه المهارة هي الأكثر أهمية في وظيفة الكول سنتر.وذلك نظرًا لأن الموظف يقوم بعرض منتجات الشركة والترويج لها عبر الهاتف المحمول ، فإن هذه المهارة مطلوبة.
